# AI Governance Beleid

## Overzicht

Dit document beschrijft het AI governance framework van Noveu. Alle AI-functionaliteit opereert binnen strikte grenzen voor privacy, transparantie en menselijke controle.

## Principes

### 1. Waar data staat

- **Primaire klantdata (mail, bestanden, identiteit) staat in een Hetzner-datacenter in Falkenstein (Duitsland)**: geen US-cloudproviders (geen AWS/Azure/GCP) voor primaire data
- **Embeddings en vector-opslag draaien op onze eigen infrastructuur** in Falkenstein (BAAI `bge-m3` via zelf-gehoste Text-Embeddings-Inference + pgvector); geen externe embedding-API of vector-database
- **LLM-tekstgeneratie** gebruikt sinds 29 augustus 2026 Mistral AI (Parijs, verwerking binnen de EU), uitsluitend bij expliciete activering, alleen door de gebruiker aangeboden content, onder AVG met een Mistral DPA, geen training op klantdata. Google Gemini (VS) is per die datum uitgefaseerd als AI-verwerker.
- Op de API-gegevens die naar Mistral gaan wordt niet getraind
- Volledige controle over data lifecycle

### 2. Transparantie

- Uitlegbare AI beslissingen waar mogelijk
- Logging van alle AI interacties (gepland)
- Duidelijke labeling van AI-gegenereerde content
- Audit trail voor compliance (gepland)

### 3. Menselijke Controle

- Human-in-the-loop voor kritieke beslissingen
- Override mogelijkheid voor alle AI suggesties
- Configureerbare AI boundaries per organisatie
- Kill switch voor AI functionaliteit

### 4. Privacy by Design

- Minimale data verwerking (data minimization)
- Pseudonimisatie waar mogelijk
- Strikte toegangscontrole tot AI logs (gepland)
- Recht op uitleg en bezwaar

## AI Componenten

### Assistenten

| Assistent | Functie | Data Access |
|-----------|---------|-------------|
| Mail Assistant | Samenvattingen, suggesties | Inbox van gebruiker |
| Document AI | Analyse, extractie | Geüploade documenten |
| Search AI | Semantisch zoeken | Geïndexeerde content |
| Support Bot | FAQ, triage | Kennisbank |

### Models

| Model | Type | Locatie | Gebruik |
|-------|------|---------|---------|
| LLM (Mistral) | Taal | Mistral AI, Frankrijk (EU) | Text generatie |
| Embeddings (BAAI bge-m3) | Vector | On-premise, eigen EU-infra (TEI) | Zoeken |
| Vector-opslag (pgvector) | Vector store | On-premise, eigen EU-infra | Retrieval |
| OCR | Vision | EU datacenter | Document verwerking |

### RAG (Retrieval Augmented Generation)

```
┌──────────────┐     ┌──────────────┐     ┌────────────────────┐
│ Gebruiker    │ ──► │ Query Engine │ ──► │ Vector Store       │
│ vraag        │     │ (EU-hosted)  │     │ (pgvector, on-prem │
│              │     │              │     │  EU; bge-m3 TEI)   │
└──────────────┘     └──────┬───────┘     └────────────────────┘
                            │
                            ▼
                  ┌─────────────────────┐
                  │ LLM (Mistral AI,    │
                  │  Frankrijk, EU)     │
                  │ + Retrieved Context │
                  └──────┬──────────────┘
                            │
                            ▼
                     ┌──────────────┐
                     │ Antwoord     │
                     │ met bronnen  │
                     └──────────────┘
```

## Dataverwerking

### Wat wel wordt verwerkt

- Klant content voor AI functionaliteit (met toestemming)
- Interactie logs voor audit (gepland)
- Prestatiemetrics voor optimalisatie

### Wat NIET wordt verwerkt

- ❌ Training data voor base models
- ❌ Delen met derden
- ❌ Transfer naar niet-EU locaties
- ❌ Profilering voor advertenties

### Retentie

| Data Type | Retentie | Reden |
|-----------|----------|-------|
| AI interactie logs | 90 dagen (gepland) | Audit en debugging |
| Gegenereerde content | Geen | Niet opgeslagen |
| Embeddings | Tot verwijdering | Functionaliteit |
| Feedback | 1 jaar | Verbeteringen |

## Risicobeoordeling

### AI Act Classificatie

Onder de EU AI Act classificeert Noveu AI als:
- **Beperkt risico**: Transparency verplichtingen
- **Geen hoog risico**: Geen automatische besluitvorming in kritieke gebieden

### Mitigaties

| Risico | Mitigatie |
|--------|-----------|
| Hallucination | RAG met bronverwijzing |
| Bias | Diverse trainingsdata, monitoring |
| Privacy | Lokale processing, TLS voor transport |
| Misbruik | Rate limiting, content filtering |
| Lock-in | Open model architectuur |

## Configuratie per Organisatie

### Feature Toggles

| Feature | Default | Configureerbaar |
|---------|---------|-----------------|
| Mail summarization | Aan | ✅ |
| Smart compose | Aan | ✅ |
| Document analysis | Aan | ✅ |
| Sentiment analysis | Uit | ✅ |
| Auto-classification | Aan | ✅ |

### Boundaries

Organisaties kunnen instellen:
- Welke data AI mag benaderen
- Welke functies actief zijn
- Wie AI features mag gebruiken
- Logging niveau en retentie (gepland)

## Audit en Compliance

### Logs

Logging van AI interacties is gepland. Een logregel krijgt dan deze vorm:
```json
{
  "timestamp": "2026-01-15T10:30:00Z",
  "userId": "user-uuid",
  "action": "mail_summary",
  "inputType": "email",
  "outputType": "text",
  "modelVersion": "1.2.3",
  "tokensUsed": 1500,
  "latencyMs": 850
}
```

### Rapportages

- Maandelijks AI usage report
- Kwartaal governance review
- Jaarlijkse audit assessment (gepland)

### Certificeringen

Noveu zelf is nog niet gecertificeerd. De stand per 31 augustus 2026:

- ISO 27001 (informatiebeveiliging): op de roadmap, nog niet behaald. Het primaire datacenter (Hetzner Falkenstein) is wel ISO 27001-gecertificeerd
- SOC 2 Type II: op de roadmap, nog niet behaald
- AI Act: voorbereidend, geen behaalde conformiteitsstatus

## Incidenten

### Meldingsproces

1. AI incident gedetecteerd
2. Automatische pauzering indien kritiek
3. Notificatie aan security team
4. Root cause analyse
5. Correctieve actie
6. Communicatie naar klant

### Categorieën

| Categorie | Voorbeeld | Response |
|-----------|-----------|----------|
| Privacy | Data lekkage | Onmiddellijk |
| Safety | Schadelijke output | Met voorrang |
| Quality | Inaccurate output | Volgens de SLA |
| Performance | Trage response | Volgens de SLA |

---

*Versie: 1.2*

*Wijziging 1.1 (31-08-2026): LLM-tekstgeneratie loopt sinds 29 augustus 2026 via Mistral AI (Frankrijk, EU); Google Gemini (VS) is per die datum uitgefaseerd als AI-verwerker. De sectie Certificeringen noemt ISO 27001 en SOC 2 nu als roadmap in plaats van als behaalde certificering.*