# Migratie Draaiboek

## Overzicht

Dit draaiboek begeleidt organisaties bij een veilige migratie naar het Noveu platform. De aanpak is gebaseerd op bewezen methodologie met minimale verstoring van dagelijkse werkzaamheden.

## Migratieprincipes

1. **Zero downtime** - Gebruikers blijven werken tijdens migratie
2. **Rollback ready** - Elke stap is terugdraaibaar
3. **Data integrity** - Volledige verificatie van gemigreerde data
4. **User-centric** - Minimale training vereist

## Tijdlijn Overzicht

```
Week 1-2      Week 3-4       Week 5-8        Week 9-10      Week 11+
   │             │              │               │              │
   ▼             ▼              ▼               ▼              ▼
┌──────┐     ┌──────┐      ┌────────┐      ┌────────┐     ┌──────┐
│Intake│ ──► │Pilot │ ──►  │Migratie│ ──►  │Go-Live │ ──► │Nazorg│
└──────┘     └──────┘      └────────┘      └────────┘     └──────┘
```

## Fase 1: Intake en Inventarisatie (Week 1-2)

### Doelen
- Volledig beeld van huidige omgeving
- Identificatie van risico's en afhankelijkheden
- Migratieplan en planning

### Activiteiten

| Activiteit | Verantwoordelijke | Output |
|------------|-------------------|--------|
| Kickoff meeting | Project lead | Project charter |
| Technische inventarisatie | Noveu engineer | Asset register |
| Gebruikersinventarisatie | Klant IT | User matrix |
| Applicatie mapping | Beide | Integration map |
| Risico assessment | Beide | Risk register |

### Inventarisatie Checklist

**Accounts en Identiteit**
- [ ] Aantal actieve gebruikers
- [ ] Groepen en distributielijsten
- [ ] Service accounts
- [ ] Externe gasten/partners
- [ ] SSO/AD configuratie

**E-mail**
- [ ] Aantal mailboxen
- [ ] Gemiddelde mailbox grootte
- [ ] Gedeelde mailboxen
- [ ] Publieke folders
- [ ] Mail flow regels
- [ ] Forwarding en delegaties

**Bestanden**
- [ ] SharePoint sites/document libraries
- [ ] OneDrive gebruikers
- [ ] Totale data volume
- [ ] Gevoelige data classificatie

**Applicaties**
- [ ] Integraties met mail/calendar
- [ ] Custom add-ins
- [ ] Mobiele apparaten
- [ ] Third-party koppelingen

### Deliverables Fase 1
- ✅ Migration Assessment Report
- ✅ Data volume schatting
- ✅ Risicoregister
- ✅ Gedetailleerde planning
- ✅ Go/No-Go besluit

## Fase 2: Pilot Migratie (Week 3-4)

### Doelen
- Validatie van migratieproces
- Identificatie van onvoorziene problemen
- Gebruikerservaring testen

### Pilot Selectie Criteria

| Criterium | Reden |
|-----------|-------|
| 10-25 gebruikers | Voldoende voor representatieve test |
| IT-savvy gebruikers | Kunnen issues goed rapporteren |
| Niet-kritieke functies | Beperkte business impact |
| Diverse use cases | Test verschillende scenario's |

### Pilot Activiteiten

**Week 3: Setup**
1. Provisioning pilot accounts op Noveu
2. Configuratie van mail routing (coexistence)
3. SSO koppeling voor pilot groep
4. Client deployment (Outlook connector)

**Week 4: Migratie en Validatie**
1. Mailbox migratie via batch
2. Bestandsmigratie
3. Gebruikersvalidatie
4. Issue tracking en resolving

### Pilot Success Criteria

- [ ] Alle pilot mailboxen volledig gemigreerd
- [ ] E-mail verzenden/ontvangen werkt foutloos
- [ ] Outlook client functioneert normaal
- [ ] Mobiele mail werkt
- [ ] Gedeelde agenda's synchroniseren
- [ ] Bestandstoegang werkt
- [ ] Geen kritieke issues open

### Deliverables Fase 2
- ✅ Pilot completion report
- ✅ Issue log met resoluties
- ✅ Gebruikersfeedback
- ✅ Procesverfijningen
- ✅ Go/No-Go voor massa migratie

## Fase 3: Massa Migratie (Week 5-8)

### Migratiegolven

Migratie gebeurt in golven van 50-200 gebruikers:

| Golf | Week | Gebruikers | Focus |
|------|------|------------|-------|
| 1 | 5 | 50-100 | IT en early adopters |
| 2 | 6 | 100-200 | Kantoor afdelingen |
| 3 | 7 | 100-200 | Operationele teams |
| 4 | 8 | Restant | VIP en complexe cases |

### Migratiemethodes

**E-mail Migratie**

| Methode | Use Case | Snelheid |
|---------|----------|----------|
| EWS API | Exchange Online/On-prem | 5-10 GB/dag |
| IMAP | Legacy systemen | 2-5 GB/dag |
| PST import | Archief migratie | 10+ GB/dag |

**Bestandsmigratie**

| Bron | Methode | Tooling |
|------|---------|---------|
| SharePoint Online | API migratie | Noveu sync |
| OneDrive | Direct sync | Noveu client |
| File server | Bulk upload | Robocopy + API |

### Coexistence Periode

Tijdens migratie draaien beide omgevingen parallel:
- Mail forwarding tussen systemen
- Unified GAL (Global Address List)
- Gedeelde agenda free/busy
- Gefaseerde DNS cutover

### Rollback Plan

Bij kritieke issues:
1. Stop huidige golf
2. Revert DNS naar oude systeem
3. Re-enable oude mailboxen
4. Analyseer en fix issues
5. Herplan migratie

## Fase 4: Go-Live en Cutover (Week 9-10)

### Cutover Checklist

**T-7 dagen**
- [ ] Alle gebruikers gemigreerd
- [ ] DNS TTL verlaagd naar 5 min
- [ ] Communicatie naar organisatie

**T-1 dag**
- [ ] Finale sync alle mailboxen
- [ ] Backup oude omgeving
- [ ] War room ingericht
- [ ] Support team gebrieft

**T-0 (Cutover)**
- [ ] MX records bijgewerkt
- [ ] SPF/DKIM/DMARC geconfigureerd
- [ ] Autodiscover bijgewerkt
- [ ] Monitoring geactiveerd

**T+1 dag**
- [ ] Mail flow verificatie
- [ ] Steekproef gebruikers
- [ ] Issue triage

### Communicatieplan

| Wanneer | Wat | Kanaal |
|---------|-----|--------|
| T-14 | Aankondiging migratie | E-mail, intranet |
| T-7 | Instructies en FAQ | E-mail |
| T-1 | Herinnering | E-mail, Teams |
| T-0 | Go-live bevestiging | Alle kanalen |
| T+1 | Status update | E-mail |

## Fase 5: Nazorg en Optimalisatie (Week 11+)

### Nazorgperiode (4 weken)

- Dedicated support queue
- Dagelijkse issue review
- Weekly progress calls
- Quick fixes en fine-tuning

### Decommissioning Oude Omgeving

1. Week 12-14: Read-only mode oude systeem
2. Week 14-16: Data archivering
3. Week 16-20: Licentie beëindiging
4. Week 20+: Cleanup en afsluiting

### Knowledge Transfer

- Beheerderstraining Noveu platform
- Documentatie overdracht
- Escalatieprocedures
- SLA en support contracten

## Kosten Indicatie

| Component | Prijs per eenheid | Notitie |
|-----------|-------------------|---------|
| Mailbox migratie | €50 - €75 per mailbox | Afhankelijk van grootte |
| SharePoint migratie | Dagdeel basis | Per site |
| SSO/Identiteit setup | Project basis | Eenmalig |
| Pilot ondersteuning | Inbegrepen | - |
| Project management | Inbegrepen | Tot 500 users |

## Contactpersonen

### Noveu Team
- **Project Lead**: Aanspreekpunt voor planning
- **Technical Lead**: Technische vraagstukken
- **Support Desk**: Operationele issues

### Klant Team (te benoemen)
- Executive Sponsor
- Project Manager
- Technical Lead
- Change Manager

---

*Laatste update: Januari 2026*  
*Versie: 2.0*