AI-first werken: wat ingebouwde AI anders doet dan een losse assistent

Het is dinsdagmiddag en je zoekt de offerte die je vorige maand naar een klant stuurde. Hij zit in een mail, of in een map, of allebei. Een AI-assistent vindt hem in een paar seconden. De vraag is alleen: welke assistent, en waar gaat je offerte dan naartoe?

Veel MKB-bedrijven op Microsoft 365 overwegen nu Copilot. Dat is een logische stap. Er is ook een ander model: een werkplek waarin de AI vanaf het begin is meegebouwd. In dit stuk lees je wat dat verschil in de praktijk betekent.

Erbovenop of ingebouwd, wat is het verschil?

Copilot is een assistent die Microsoft bovenop Word, Outlook en Teams heeft gezet. Die programma's bestonden al lang voordat er taalmodellen waren. De assistent is er later bij gekomen en werkt binnen programma's die voor iets anders zijn gebouwd.

Bij een werkplek met ingebouwde AI begin je andersom. Mail, bestanden en documenten staan in één omgeving, en de assistent wordt daar vanaf het begin in gebouwd. Het verschil zit in kleine dingen:

• Je stelt een vraag en zo'n assistent zoekt eerst de passages op die ertoe doen.
• Hij kan opzoeken in mails, tickets en facturen, ook als je niet weet in welk programma iets staat.

Waar gaan je gegevens heen?

Dit is de vraag die je aan elke AI-aanbieder moet stellen. Copilot verwerkt je gegevens in de Microsoft-cloud. Microsoft is een Amerikaans bedrijf en valt daarmee onder de CLOUD Act uit 2018. Die wet laat Amerikaanse autoriteiten gegevens opvragen bij Amerikaanse bedrijven, ook als die in een Europees datacenter staan.

Hoe kies je?

Twee vragen helpen je verder:

1. Welke taken wil je echt kwijt? Schrijf er vijf op. Zoeken, samenvatten en concepten schrijven kan elke goede assistent. Kijk vooral of hij bij de juiste gegevens kan.
2. Waar mogen je gegevens heen? Vraag elke leverancier waar de verwerking gebeurt, onder welk recht en wie de sub-verwerkers zijn. Krijg je geen helder antwoord, dan weet je ook genoeg.

Werk je al jaren in Microsoft 365 en zit alles daar goed, dan is Copilot een begrijpelijke keuze. Wil je je werk in een Europese omgeving houden, bekijk dan hoe Noveu Werkplek je mail, agenda en bestanden samenbrengt.