Eisenlijst mkb voor een overstap van Microsoft 365

De licentiemail van Microsoft ligt weer in je inbox. Twintig accounts, een nieuwe prijs, en ergens in je achterhoofd die vraag die al een tijdje speelt: kan dit ook anders, en dan in Europa?

Je bent niet de enige die dat denkt. Toch loopt de zoektocht vaak vast op een rij losse diensten: een mailprovider hier, een opslagdienst daar. In dit stuk krijg je een eisenlijst om elk alternatief langs te leggen. Daarna zie je per onderdeel wat Noveu er vandaag van doet.

Waarom kijken bedrijven verder dan Microsoft?

De redenen verschillen per bedrijf, maar een paar komen steeds terug:

• Jurisdictie. Microsoft is een Amerikaans bedrijf en valt onder de CLOUD Act uit 2018. Die wet geeft Amerikaanse autoriteiten toegang tot gegevens bij Amerikaanse bedrijven, ook in een Europees datacenter.
• Wankele doorgifteregels. Het Europese Hof verklaarde de afspraken over gegevensdoorgifte naar de VS in 2015 en in 2020 ongeldig (uitspraak Schrems II). Ook het huidige Data Privacy Framework uit 2023 wordt aangevochten.
• Afhankelijkheid. Prijzen, voorwaarden en functies veranderen zonder dat jij er iets over te zeggen hebt.
• Klanten die vragen stellen. Zorg, overheid en grotere opdrachtgevers willen steeds vaker weten waar jij hun gegevens bewaart.

Welke regels voor jouw sector gelden, zie je op onze compliancepagina.

De eisenlijst

Een volwaardig alternatief moet minimaal bevatten:

• Mail en agenda die werken met de apps die je team al gebruikt, via open protocollen als IMAP en SMTP.
• Bestanden delen, met versiegeschiedenis.
• Documenten schrijven en samen bewerken, en Word-bestanden kunnen openen.
• Chat voor het team, zodat het gesprek niet alleen in Teams zit.
• Videobellen, intern en met klanten.
• Eén plek om gebruikers, rechten en inlogbeveiliging te beheren.
• Een uitweg: je gegevens moet je in open formaten kunnen meenemen.

Loop de lijst door met een paar collega's erbij. Wat gebruik je elke dag, wat eens per maand en wat nooit? Wat niemand gebruikt, hoeft ook niet mee naar een nieuwe omgeving.

Wat Noveu er vandaag van doet

Dit biedt Noveu Werkplek:

• Mail op onze eigen mailserver.
• Bestanden en Notities.
• Documenten schrijven, delen en exporteren.
• Contacten, met import uit vCard- en CSV-bestanden.
• Agenda: je plant en beheert je afspraken en nodigt collega's en externe adressen uit.
• Berichten (beta) en Formulieren (beta).
• Noveu Meet via een link (beta).

Werk je nu met Word? In Documenten importeer je een Word-bestand (.docx, tot 25 MB), en je exporteert een document als Word-bestand (.docx) of als PDF met huisstijl. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Hoe dat werkt, staat in de hulp bij Documenten. Wat Noveu en Microsoft 365 per onderdeel doen, zie je op Microsoft 365 alternatief vergeleken, en voor gemeenten en uitvoeringsorganisaties op de digitale werkplek voor de overheid.

Je gegevens en back-ups staan in een Hetzner-datacenter in Falkenstein, Duitsland. Cloudflare (VS) zit aan de rand van het netwerk.

En de kosten?

Vergelijk kosten per maand, voor je hele team, en tel mee wat je er nu los bij koopt. Denk aan een AI-assistent, extra opslag of een aparte tool voor compliance. Op de pagina Microsoft 365 alternatief vergeleken staan de posten naast elkaar. Onze eigen prijzen staan op de prijspagina, altijd per maand.

Zo pak je het aan

1. Maak de eisenlijst hierboven af voor je eigen bedrijf en zet per regel hoe belangrijk hij is.
2. Leg elk alternatief ernaast en vraag per onderdeel of het vandaag werkt.
3. Vraag waar je gegevens en back-ups staan, en onder welk recht de leverancier valt.
4. Test met twee of drie collega's voordat je iets opzegt.