Het besluit is genomen: jullie gaan van Microsoft 365 naar Noveu. Jij bent degene die het gaat uitvoeren. Je collega's willen vooral weten of hun mail maandag nog werkt.
Dit stuk beschrijft de overstap in zes stappen, voor de IT-beheerder of externe IT-partner die het werk doet. De planning hangt af van je aantal gebruikers, je mailvolume en wat er allemaal aan Microsoft vastzit.
Stap 1: breng in kaart wat je verhuist
Maak een lijst van alles wat er in Microsoft 365 draait:
- gebruikers en hun rollen
- mailboxen, gedeelde mailboxen en distributielijsten, met hun omvang
- bestanden in SharePoint, OneDrive en Teams
- agenda's, vergaderruimtes en contactpersonen
- koppelingen met andere software, zoals inloggen via Microsoft, add-ins en API's
- automatiseringen in Power Automate of SharePoint
Die laatste twee kosten vaak de meeste tijd. Zoek ze op voordat je een planning maakt.
Stap 2: zet Noveu klaar naast Microsoft
De nieuwe omgeving komt naast de oude. Dit richt je in:
- mail op onze eigen mailserver, bereikbaar via IMAP en SMTP; een mailprogramma stel je in met een app-wachtwoord uit je werkplek (beta)
- Bestanden en Documenten voor opslag en schrijven
- Agenda en Contacten
- accounts, met één Noveu-login via OpenID Connect, TOTP en passkeys, optioneel voor gebruikers
Leg het beleid vast voor wachtwoorden, MFA en sessieduur.
Stap 3: zet de gegevens over
Mail overzetten via IMAP, met mappen, berichten en bijlagen, bouwen wij (in ontwikkeling).
Agenda en contacten
Contacten importeer je uit vCard- of CSV-bestanden. In de Agenda plan en beheer je je afspraken en nodig je collega's en externe adressen uit.
Stap 4: test met een kleine groep
Kies 10 tot 20 collega's uit verschillende afdelingen. Zij werken een tijd in Noveu terwijl Microsoft 365 blijft draaien als terugvaloptie. Laat ze in elk geval dit testen:
- dagelijks mailen, met bijlagen
- documenten schrijven en bestanden delen
- inloggen op telefoon en tablet
- de koppelingen met software die jullie elke dag gebruiken
Verzamel hun ervaringen op één plek en los problemen op voordat de rest volgt. Deze groep is daarna je beste vraagbaak op de werkvloer.
Stap 5: stap over, afdeling voor afdeling
Zet niet iedereen tegelijk over. Per afdeling of locatie loop je dezelfde volgorde af:
- Laatste mailsynchronisatie (in ontwikkeling).
- Mailapps op computers en telefoons instellen.
- Accounts in Noveu activeren.
- Je voegt je eigen domein toe onder Instellingen, Domeinen. Het domein zelf blijft staan waar het nu staat.
- Overige Microsoft-licenties opzeggen na de overgangsperiode.
Vertel mensen vooraf wat er verandert en wanneer. Een korte handleiding en een bekend gezicht op de eerste dag doen meer dan een lange mail.
Stap 6: nazorg
De overstap is niet klaar als alle mailboxen over zijn. In de weken erna:
- houd je de prestaties en beschikbaarheid in de gaten
- verwerk je vragen en ervaringen van gebruikers
- zet je de Microsoft-omgeving pas uit als je hebt gecontroleerd dat alles over is
- bewaar je een export van de Microsoft-gegevens als archief
Met een inventaris en een testgroep bereid je de overstap voor. De functies en kosten vind je in de vergelijking met Microsoft 365.
Samen je overstap plannen
We lopen je inventaris door, kijken wat vandaag al over kan en maken een planning die bij je organisatie past.
Plan je overstap