Die Entscheidung ist gefallen: Sie wechseln von Microsoft 365 zu Noveu. Sie führen den Wechsel durch. Ihre Kolleginnen und Kollegen wollen vor allem wissen, ob ihre E-Mail am Montag noch funktioniert.
Dieser Beitrag beschreibt den Umstieg in sechs Schritten, für die IT-Administration oder den externen IT-Partner, der die Arbeit erledigt. Die Planung hängt von der Zahl Ihrer Nutzer, Ihrem Mailvolumen und davon ab, was alles an Microsoft hängt.
Schritt 1: Erfassen, was umzieht
Erstellen Sie eine Liste von allem, was in Microsoft 365 läuft:
- Nutzer und ihre Rollen
- Postfächer, geteilte Postfächer und Verteilerlisten, mit ihrer Größe
- Dateien in SharePoint, OneDrive und Teams
- Kalender, Besprechungsräume und Kontaktpersonen
- Verbindungen zu anderer Software, etwa die Anmeldung über Microsoft, Add-ins und APIs
- Automatisierungen in Power Automate oder SharePoint
Die letzten beiden kosten oft die meiste Zeit. Suchen Sie sie heraus, bevor Sie einen Plan machen.
Schritt 2: Noveu neben Microsoft bereitstellen
Die neue Umgebung entsteht neben der alten. Das richten Sie ein:
- E-Mail auf unserem eigenen Mailserver bei Hetzner, erreichbar über IMAP und SMTP; ein Mailprogramm richten Sie mit einem App-Passwort aus Ihrem Arbeitsplatz ein (Beta)
- Dateien und Dokumente zum Speichern und Schreiben
- Kalender und Kontakte
- Konten, mit einem Noveu-Login über OpenID Connect, TOTP und Passkeys, für Nutzer optional
Legen Sie die Richtlinie für Passwörter, MFA und Sitzungsdauer fest.
Schritt 3: Daten übertragen
Die Übertragung von E-Mail über IMAP, mit Ordnern, Nachrichten und Anhängen, bauen wir (in Entwicklung).
Kalender und Kontakte
Kontakte importieren Sie aus vCard- oder CSV-Dateien. Im Kalender planen und verwalten Sie Ihre Termine und laden Kolleginnen, Kollegen und externe Adressen ein.
Schritt 4: Mit einer kleinen Gruppe testen
Wählen Sie 10 bis 20 Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen. Sie arbeiten eine Zeit lang in Noveu, während Microsoft 365 als Rückfalloption weiterläuft. Lassen Sie sie in jedem Fall dies testen:
- täglich mailen, mit Anhängen
- Dokumente schreiben und Dateien teilen
- Anmeldung auf Telefon und Tablet
- die Verbindungen zu Software, die Sie jeden Tag nutzen
Sammeln Sie ihre Erfahrungen an einer Stelle und lösen Sie Probleme, bevor der Rest folgt. Diese Gruppe ist danach Ihre beste Anlaufstelle im Arbeitsalltag.
Schritt 5: Umstellen, Abteilung für Abteilung
Stellen Sie nicht alle gleichzeitig um. Pro Abteilung oder Standort gehen Sie dieselbe Reihenfolge durch:
- Letzte Mailsynchronisierung (in Entwicklung).
- Mail-Apps auf Computern und Telefonen einrichten.
- Konten in Noveu aktivieren.
- Sie fügen Ihre eigene Domain unter Einstellungen, Domains hinzu. Die Domain selbst bleibt dort, wo sie jetzt liegt.
- Übrige Microsoft-Lizenzen nach der Übergangszeit kündigen.
Sagen Sie den Menschen vorab, was sich ändert und wann. Eine kurze Anleitung und ein bekanntes Gesicht am ersten Tag bewirken mehr als eine lange E-Mail.
Schritt 6: Nachsorge
Der Umstieg ist nicht abgeschlossen, wenn alle Postfächer übertragen sind. In den Wochen danach:
- behalten Sie Leistung und Verfügbarkeit im Blick
- bearbeiten Sie Fragen und Erfahrungen der Nutzer
- schalten Sie die Microsoft-Umgebung erst ab, wenn Sie geprüft haben, dass alles übertragen ist
- bewahren Sie einen Export der Microsoft-Daten als Archiv auf
Mit einer Inventarliste und einer Testgruppe bereiten Sie den Umstieg vor. Die Funktionen und Kosten finden Sie in dem Vergleich mit Microsoft 365.
Ihren Umstieg gemeinsam planen
Wir gehen Ihre Inventarliste durch, schauen, was heute schon umziehen kann, und erstellen eine Planung, die zu Ihrer Organisation passt.
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