Von Google Workspace zu einem europäischen Arbeitsplatz: was umzieht und wie

Ihr Unternehmen hat fünf bis zwanzig Mitarbeitende und alles läuft über Gmail und Google Drive. Ein Kunde, Ihr Steuerberater oder eine Kollegin fragt, ob es eine europäische Alternative zu Google Workspace gibt. Sie wollen vor allem wissen, was alles mitziehen muss und was Sie unterwegs verlieren.

Dieser Beitrag beschreibt den Umstieg von Google Workspace: was Sie herausholen können, in welchem Dateiformat und worauf Sie achten müssen. Alles über Google stammt aus den Hilfeseiten von Google selbst, mit dem Datum, an dem wir sie gelesen haben. Sie lesen auch, welche Funktionen Noveu bietet.

Ein Umstieg besteht aus vier Umzügen

Eine europäische Alternative zu Google Workspace ersetzt vier Bereiche: E-Mail, Dateien und Dokumente, Kalender und Kontakte. Jeder Bereich hat seinen eigenen Weg und seine eigene Falle. Planen Sie sie getrennt, denn sie müssen nicht am selben Tag umziehen. Welche Anforderungen Sie an einen neuen Anbieter stellen, lesen Sie in wie Sie einen souveränen Arbeitsplatz wählen.

E-Mail: Sie kopieren das Postfach per IMAP

Ihre E-Mail holen Sie bei Google per IMAP ab und kopieren das Postfach in die neue Umgebung. In der Administratorhilfe von Google steht, dass Ihr Administrator dafür in der Google-Admin-Konsole POP oder IMAP aktivieren muss, für alle oder für bestimmte Gruppen oder Abteilungen, und dass eine solche Änderung bis zu 24 Stunden dauern kann. Der Administrator bestimmt auch, ob jeder Mailclient sich anmelden darf oder nur die OAuth-Clients, die er angibt (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026). Für Gmail-Nutzer mit einem persönlichen Google-Konto schreibt Google, dass IMAP immer eingeschaltet ist (Gmail-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026).

Es gibt eine zweite Voraussetzung. Seit dem 1. Mai 2025 unterstützen Google-Workspace-Konten keine Apps oder Geräte mehr, die sich nur mit Benutzername und Passwort anmelden, und Google schreibt, dass diese Apps OAuth verwenden müssen (gleiche Quelle). Das normale Passwort ist für solche Apps also gesperrt. Google empfiehlt, nur Mailclients mit OAuth zu verwenden. Der Administrator kann den Zugriff auf die OAuth-Clients beschränken, die er mit ihrer Client-ID angibt. Nutzer können dann nur mit diesen Clients synchronisieren, und ein Client, der mit domainweiter Delegierung über ein Dienstkonto arbeitet, wird in diesem Modus nicht unterstützt. Ein Mailclient ohne OAuth funktioniert nur, wenn der Administrator jeden Mailclient zulässt, und Nutzer müssen POP oder IMAP dann auch selbst in Gmail einrichten. Im eingeschränkten Modus hilft ein App-Passwort also nicht (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026). Lässt der Administrator jeden Mailclient zu, beschreibt Google für Nutzer mit Bestätigung in zwei Schritten, die einen Mailclient ohne OAuth brauchen, als Ausweichlösung ein App-Passwort (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026). Fragen Sie den Anbieter, der Ihre E-Mail umzieht, also, ob dieser Weg OAuth unterstützt, wie seine OAuth-Client-ID lautet und ob er mit domainweiter Delegierung arbeitet. Wenn nicht, fragen Sie, ob er mit einem App-Passwort arbeiten kann und ob Ihr Administrator jeden Mailclient zulassen will, bevor Sie ein Datum vereinbaren. Dies ist eine Zusammenfassung und nicht erschöpfend: Maßgeblich ist die Anleitung von Google.

Dateien, Kalender und Kontakte laufen über Standarddateien

Was Sie pro Bereich aus Google herausholen können:

• Dateien: Sie laden sie aus Drive herunter, auch mehrere gleichzeitig. In Docs, Tabellen und Präsentationen wählen Sie unter Datei und Herunterladen das Format, zum Beispiel PDF, Microsoft Word (.docx) oder PowerPoint (.pptx) (Google-Drive-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026)
• Kalender: ein Export als .ics-Datei, für alle Kalender gleichzeitig in einer Zip-Datei, nur von einem Computer aus. Sie brauchen das Recht, Änderungen vorzunehmen und die Freigabe zu verwalten, und der Administrator kann den Export einschränken (Google-Kalender-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026)
• Kontakte: ein Export als CSV- oder vCard-Datei. Nutzen Sie Google Kontakte über Ihre Arbeit, können Sie nicht alle Kontakte im Telefonbuch auswählen (Google-Kontakte-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026)

Eine Datei, die jemand anderes mit Ihnen teilt, können Sie manchmal nicht herunterladen. Der Eigentümer kann das Herunterladen für Personen ausschalten, die die Datei nur ansehen oder kommentieren dürfen (Google-Drive-Hilfe, gleiche Quelle wie oben).

Sie können auch die Daten Ihrer Domain auf einmal exportieren

Eine Kopie der Daten Ihrer Domain erstellt der Hauptadministrator mit dem Datenexport von Google Workspace. Er enthält die Daten, die auch in Google Takeout stehen, und zusätzlich Daten, die nur Administratoren exportieren können: gelöschte Daten, die Vault aufbewahrt, und Daten, die der Organisation gehören, wie Gmail-Nachrichten in der Administrator-Quarantäne, Daten in geteilten Ablagen und die Daten von Gruppen ohne Eigentümer. Google nennt unter anderem diese Bedingungen und Einschränkungen, und die aktuelle Anleitung ist maßgeblich. Das Hauptadministratorkonto, das den Export startet, muss mindestens 30 Tage alt sein, es sei denn, Ihre Organisation selbst wurde vor weniger als 30 Tagen angelegt, und die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert haben. Um den Export abzuholen, muss Google Cloud für das Administratorkonto eingeschaltet sein. Daten von Konten, die weniger als 24 Stunden vor dem Start des Exports angelegt wurden, sind nicht im Export enthalten. Ein Export ist frühestens nach 48 Stunden fertig, dauert meist 72 Stunden und kann bis zu 14 Tage dauern (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026).

Google löscht die exportierten Daten in einem von Google bereitgestellten Speicher-Bucket automatisch 60 Tage nach dem Start des Exports. Weil die Daten in Teilen exportiert werden, können einzelne Teile früher verschwinden: Ziehen Sie die Zahl der Tage, die der Export gedauert hat, von 60 ab (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026). Mit dem Add-on Assured Controls oder Assured Controls Plus können Sie einen eigenen Cloud-Storage-Bucket wählen und die Daten selbst länger aufbewahren, wofür Kosten von Google Cloud Storage anfallen können (Google-Workspace-Administratorhilfe, aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 6. Oktober 2026).

Google Takeout liefert dieselbe Art von Daten für ein einzelnes Konto, darunter E-Mail, Dokumente und Kalender. Das Herunterladen löscht bei Google nichts (Google-Konto-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026). Ein Administrator, der Mitarbeitende ihre eigenen Daten herunterladen lassen will, erlaubt dafür Google Takeout (Google-Workspace-Administratorhilfe, abgerufen am 6. Oktober 2026). Sehen Sie den Export also als Sicherungskopie, auch wenn Sie die E-Mail per IMAP umziehen.

Was zieht nicht von allein um?

Ein Export ist eine Kopie Ihrer Dateien, nicht Ihrer Arbeitsweise. Das prüfen Sie selbst:

• Links in E-Mails, Angeboten und Wikis, die auf Dateien in Drive verweisen
• Dateien anderer, die mit Ihnen geteilt wurden und die Sie nicht herunterladen können
• geteilte Kalender, Besprechungslinks und wiederkehrende Termine
• Apps und Dienste, bei denen Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden
• Ihre Domain: wo Ihre MX-Einträge und andere DNS-Einstellungen liegen und wer darauf zugreifen kann

Machen Sie aus jedem Punkt eine Zeile in Ihrer Inventarliste, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum.

Was Sie morgen tun können

1. Erstellen Sie eine Inventarliste: Zahl der Konten, Größe der Postfächer, geteilte Dateien und die Liste oben.
2. Bitten Sie Ihren Google-Administrator zu prüfen, ob POP und IMAP in der Admin-Konsole für ein Testkonto eingeschaltet sind und ob jeder Mailclient sich anmelden darf oder nur die OAuth-Clients, die er angibt. Fragen Sie den neuen Anbieter, ob die Übertragung sich per OAuth anmeldet, wie seine OAuth-Client-ID lautet und ob er mit domainweiter Delegierung arbeitet. Kann der Anbieter kein OAuth, funktioniert die Übertragung nur, wenn der Administrator jeden Mailclient zulässt, und erst dann kommt ein App-Passwort in Betracht. Googles Anleitung zu POP und IMAP ist maßgeblich.
3. Starten Sie den Datenexport Ihrer Domain. Er läuft Tage, beginnen Sie also früh und laden Sie ihn rechtzeitig herunter: 60 Tage nach dem Start, bei einem großen Export früher. Prüfen Sie vorab die Bedingungen in Googles Anleitung zum Datenexport, etwa das Alter des Administratorkontos, die Bestätigung in zwei Schritten und Google Cloud für dieses Konto.
4. Lassen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen eine Zeit lang in der neuen Umgebung arbeiten, mit Google als Rückfalloption: E-Mail, Dateien und Kalender.
5. Kündigen Sie Google erst, wenn Sie geprüft haben, dass alles übertragen ist, und bewahren Sie den Export als Sicherungskopie auf. Konten, die weniger als 24 Stunden vor dem Start angelegt wurden, sind nicht enthalten: Starten Sie den Export dann später oder wiederholen Sie ihn.

Wo Noveu hineinpasst

Noveu Werkplek hat E-Mail, Dateien, Dokumente, Kalender und Kontakte. Ihre Daten und Backups werden in Deutschland gespeichert, in einem Hetzner-Rechenzentrum in Falkenstein. Cloudflare Inc. (USA, für DNS, CDN, DDoS und TLS am Rand des Netzwerks), Stripe Payments Europe (Irland) für Zahlungen und Mistral AI (Frankreich) für KI-Textgenerierung sind weitere Unterauftragsverarbeiter. E-Mail funktioniert über IMAP und SMTP, Dokumente importieren Sie als Word-Datei (.docx) und exportieren sie als .docx oder als PDF, und Kontakte lesen Sie aus vCard oder CSV ein. Ein Dokument aus Google Docs laden Sie als .docx herunter (Google-Drive-Hilfe, abgerufen am 5. Oktober 2026) und importieren es danach in Dokumente.

Die Funktionen finden Sie auf der Seite zu Noveu Werkplek. Wie Sie E-Mail in Ihrer Mail-App einrichten, steht in der Hilfeanleitung für E-Mail, und wie Sie eine Word-Datei importieren und exportieren, in der Hilfe zu Dokumenten. Arbeiten Sie bei einer Gemeinde oder einer Durchführungsorganisation, schauen Sie bei dem digitalen Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung.