AI-first werken: wat ingebouwde AI anders doet dan een losse assistent

Het is dinsdagmiddag en je zoekt de offerte die je vorige maand naar een klant stuurde. Hij zit in een mail, of in een map, of allebei. Een AI-assistent vindt hem in een paar seconden. De vraag is alleen: welke assistent, en waar gaat je offerte dan naartoe?

Veel MKB-bedrijven op Microsoft 365 overwegen nu Copilot. Dat is een logische stap. Er is ook een ander model: een werkplek waarin de AI vanaf het begin is meegebouwd. In dit stuk lees je wat dat verschil in de praktijk betekent, wat er vandaag al werkt en wat nog niet.

Erbovenop of ingebouwd, wat is het verschil?

Copilot is een assistent die Microsoft bovenop Word, Outlook en Teams heeft gezet. Die programma's bestonden al lang voordat er taalmodellen waren. De assistent is er later bij gekomen en werkt binnen programma's die voor iets anders zijn gebouwd.

Bij een werkplek met ingebouwde AI begin je andersom. Je mail, bestanden en documenten staan in één omgeving, en de assistent zit daar vanaf het begin in. Dat merk je vooral in kleine dingen:

• Je stelt een vraag en de assistent zoekt eerst de passages op die ertoe doen.
• De assistent kan voor je opzoeken in je mails, tickets en facturen, ook als je niet weet in welk programma iets staat.

Wat werkt vandaag al?

In Noveu Werkplek staat de AI-assistent op de roadmap: voor klantorganisaties staat AI nog uit en Noveu zet AI per organisatie aan. Dit kan hij:

• Vragen beantwoorden. Hij zoekt eerst in de zoekindex de passages op die ertoe doen en baseert zijn antwoord daarop. Die index bevat nu openbare pagina's van noveu.eu, en een lid kan zelf een webadres of pdf toevoegen.
• Teksten samenvatten en een concept opstellen, bijvoorbeeld een antwoord op een mail.

Wat er precies in elk abonnement zit, staat op de prijspagina.

Wat kan nog niet?

Agents die zelfstandig taken afhandelen, zoals een inbox die zichzelf sorteert of een rapport dat zichzelf schrijft, zijn er nog niet. Een samenvatting van gemiste chatberichten is in ontwikkeling. Op onze AI-pagina staat wat we bouwen, met de uitdrukkelijke kanttekening dat het nog geen belofte is. We zeggen het liever nu dan dat je er later achter komt.

Waar gaan je gegevens heen?

Dit is de vraag die je aan elke AI-assistent moet stellen, ook aan de onze. Copilot verwerkt je gegevens in de Microsoft-cloud. Microsoft is een Amerikaans bedrijf en valt daarmee onder de CLOUD Act uit 2018. Die wet laat Amerikaanse autoriteiten gegevens opvragen bij Amerikaanse bedrijven, ook als die in een Europees datacenter staan.

Bij Noveu gaat het zo:

• Het zoeken gebeurt bij ons: de zoekindex van de assistent en het omzetten van je vraag naar een zoekvector (bge-m3) draaien op onze eigen infrastructuur in Falkenstein. Je gegevens en back-ups staan in een Hetzner-datacenter in Falkenstein, Duitsland.
• De tekst laten alle AI-functies schrijven door Mistral AI, een Frans bedrijf; volgens Mistral staan die gegevens standaard in de EU. Dat doen we sinds 29 augustus 2026. Naar Mistral gaan bij de assistent je vraag, tot vijf eerdere beurten, de gevonden passages met hun bronadres en wat de assistent voor je opzoekt, zoals mails, tickets en facturen; bij de mailhulp afzender, onderwerp en tekst van de mail.

AI staat standaard uit: Noveu zet AI per organisatie aan. In een organisatie waar AI aanstaat, kunnen alle leden de assistent gebruiken, gasten niet. Een schakelaar waarmee je organisatie AI zelf aan- of uitzet, is er nog niet.

Wat levert het op?

We gaan je geen percentage tijdwinst beloven, want dat hebben we niet gemeten. Wat je wel merkt: minder zoeken. De offerte van vorige maand, de afspraak met die ene leverancier, het laatste contract. De assistent haalt het op.

Hoe kies je?

Twee vragen helpen je verder:

1. Welke taken wil je echt kwijt? Schrijf er vijf op. Zoeken, samenvatten en concepten schrijven kan elke goede assistent. Kijk vooral of hij bij de juiste gegevens kan.
2. Waar mogen je gegevens heen? Vraag elke leverancier waar de verwerking gebeurt, onder welk recht en wie de sub-verwerkers zijn. Krijg je geen helder antwoord, dan weet je ook genoeg.

Werk je al jaren in Microsoft 365 en zit alles daar goed, dan is Copilot een begrijpelijke keuze. Wil je je werk in een Europese omgeving houden, vraag dan toegang aan en zie hoe het werkt als de assistent en je bestanden in dezelfde omgeving staan.