Europese e-mail voor je bedrijf: een alternatief voor Outlook en Gmail

Maandagochtend. Een collega vraagt of haar mail ook op haar nieuwe telefoon kan, en omdat jij de officemanager bent, regel jij dat even. Dan komt de directeur langs met een andere vraag. Kan onze mail niet gewoon in Europa blijven, in plaats van bij Microsoft of Google?

Dat kan, en je team hoeft er meestal geen nieuwe app voor te leren. In dit stuk lees je waar je op let bij een Europese e-mailprovider, wat er voor je team verandert en wat je morgen al kunt regelen.

Waarom kijken bedrijven verder dan Outlook en Gmail?

Outlook en Gmail werken prima. Daar ligt het niet aan. Het gaat om de vraag wie er zeggenschap heeft over je mail.

Microsoft en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Ze vallen onder de CLOUD Act, een Amerikaanse wet van 23 maart 2018 (Public Law 115-141, divisie V). Die wet verplicht een Amerikaanse aanbieder om gegevens af te geven op een geldig bevel, ook als die gegevens buiten de Verenigde Staten staan. Een Europees datacenter van een Amerikaans bedrijf verandert daar dus weinig aan.

Er speelt nog iets. Misschien heeft een klant of opdrachtgever je al gevraagd waar je zijn gegevens bewaart. En in je mail staat meer dan je denkt: offertes, contracten, cv's van sollicitanten. Het is vaak de gevoeligste plek van je hele bedrijf.

Waar let je op bij een Europese e-mailprovider?

Een Europees adres op de website zegt nog weinig. Stel elke aanbieder deze vragen:

• Waar staan de mailboxen en de back-ups? Vraag naar het land en het datacenter, niet alleen naar Europa.
• Onder welk recht valt het bedrijf zelf, en de partijen die het inschakelt? Dat lees je op de lijst met sub-verwerkers.
• Werkt het in de apps die je team al gebruikt? Zoek naar IMAP en SMTP. Dan blijven Outlook, Apple Mail en de mailapp op Android gewoon werken.
• Kun je je eigen domein houden? Je klanten mailen naar jouw naam, niet naar die van de provider.
• Kun je weer weg? Via IMAP neem je je mail mee naar een volgende aanbieder.

Moet je team wennen aan een nieuwe app?

Meestal niet. Een mailbox die IMAP en SMTP spreekt, zet je in de app die je nu al gebruikt. Outlook blijft Outlook, alleen de server erachter is anders. Dat scheelt je een middag uitleg aan collega's.

Wat wel verandert, zijn de koppelingen die aan Microsoft of Google vastzitten. Denk aan een gedeelde agenda in Teams, of een formulier dat zijn antwoorden in Google Drive zet. Maak daar vooraf een lijstje van. Dan word je er op de dag van de overstap niet door verrast.

Wat houd je, en wat niet?

Een losse Europese mailbox is iets anders dan een heel pakket. Bij Microsoft 365 en Google Workspace hangen chat, video en online opslag aan je mail. Stap je alleen met je mail over, dan blijven die diensten gewoon nog even waar ze zijn. Met mail beginnen is logisch: het is het gevoeligste deel, en via IMAP verhuist het het makkelijkst.

Wil je later meer overzetten, kijk dan naar een werkplek waarin mail, agenda en bestanden samen zitten. Op de pagina Noveu en Microsoft 365 vergeleken zie je per onderdeel wat er vandaag kan en wat nog niet.

Wat je morgen kunt doen

1. Tel je mailboxen en schrijf per adres op wie hem gebruikt. Vergeet info@ en facturen@ niet, die worden altijd vergeten.
2. Zoek uit wie je domein en de DNS beheert. Bij een overstap pas je daar het MX-record aan, en dat wil je niet pas op de dag zelf uitzoeken. Bij Noveu kan mail op je eigen domein nog niet, daar werken we aan.
3. Vraag bij twee of drie Europese aanbieders de lijst met sub-verwerkers op en leg ze naast elkaar. Die van ons staat openbaar.
4. Zet een testmailbox op en gebruik hem een week op je telefoon en je laptop. Hoe dat instellen gaat, zie je bijvoorbeeld in onze handleiding mail instellen.
5. Kies een rustig moment voor de overstap. Een gewijzigd MX-record werkt niet overal tegelijk door.

Waar Noveu past

Noveu Mail draait op onze eigen mailserver in een Hetzner-datacenter in Falkenstein, Duitsland, net als de back-ups. Het MX-record van noveu.eu wijst naar mail.noveu.eu, en dat adres ligt bij Hetzner, niet achter Cloudflare. Mail Basis is een los zakelijk adres met webmail en IMAP/SMTP; met Werkplek Pro krijg je mail, agenda en bestanden samen. Dat is live, alleen deelnemers uitnodigen in de agenda kan nog niet. Je mailt vandaag vanaf een adres van Noveu. Mail op je eigen domein kan nog niet, daar werken we aan.