Van Microsoft 365 naar Noveu: de overstap in 6 stappen

Het besluit is genomen: jullie gaan van Microsoft 365 naar Noveu. Jij bent degene die het gaat uitvoeren. Je collega's willen vooral weten of hun mail maandag nog werkt.

Dit stuk beschrijft de overstap in zes stappen, voor de IT-beheerder of externe IT-partner die het werk doet. Per onderdeel staat erbij wat vandaag kan en wat nog handwerk is. Een doorlooptijd noemen we bewust niet. Die hangt af van je aantal gebruikers, je mailvolume en wat er allemaal aan Microsoft vastzit.

Stap 1: breng in kaart wat je verhuist

Maak een lijst van alles wat er in Microsoft 365 draait:

• gebruikers en hun rollen
• mailboxen, gedeelde mailboxen en distributielijsten, met hun omvang
• bestanden in SharePoint, OneDrive en Teams
• agenda's, vergaderruimtes en contactpersonen
• koppelingen met andere software, zoals inloggen via Microsoft, add-ins en API's
• automatiseringen in Power Automate of SharePoint

Die laatste twee kosten vaak de meeste tijd. Zoek ze op voordat je een planning maakt.

Stap 2: zet Noveu klaar naast Microsoft

De nieuwe omgeving komt naast de oude, en niemand merkt nog iets. Dit richt je in:

• mail op onze eigen mailserver, bereikbaar via IMAP en SMTP, zodat bestaande mailapps blijven werken
• Bestanden en Documenten voor opslag en schrijven; samen tegelijk bewerken is in ontwikkeling
• Agenda en Contacten
• accounts, met inloggen via onze eigen identiteitsdienst en MFA

Bereid in deze fase ook de DNS-records voor, maar zet ze nog niet om. Leg het beleid vast voor wachtwoorden, MFA en sessieduur.

Stap 3: zet de gegevens over

Mail

Mail zet je over via IMAP. Onze overzettool kopieert berichten en mappen en houdt per bericht bij wat al over is. Wordt een overzetting onderbroken, dan gaat hij verder waar hij stopte. Bij mailboxen boven 10 GB kan dat uren per mailbox duren. Doe daarom eerst een volledige synchronisatie en vlak voor de overstap een laatste ronde voor de nieuwe mail.

Eén ding vooraf: mail op je eigen domein komt binnenkort. Tot dan krijgt elke mailbox een adres van Noveu, en zet je de MX-records van je domein nog niet om. Plan de stap met de MX-records daarom pas als die koppeling klaar is.

Bestanden

Een automatische overzetting van bestanden is in ontwikkeling en nog niet beschikbaar. Je zet bestanden nu handmatig of in bulk over naar Bestanden. Ruim vooraf op: niet elke oude Teams-map hoeft mee.

Agenda en contacten

Contacten importeer je uit vCard- of CSV-bestanden; dat werkt vandaag. Agenda-items overzetten via CalDAV is in ontwikkeling. In de Agenda plan en beheer je je eigen afspraken, maar deelnemers uitnodigen en herhalende afspraken kan nog niet. Houd daar rekening mee bij teams die veel vergaderen.

Stap 4: test met een kleine groep

Kies 10 tot 20 collega's uit verschillende afdelingen. Zij werken een tijd in Noveu terwijl Microsoft 365 blijft draaien als terugvaloptie. Laat ze in elk geval dit testen:

• dagelijks mailen, met bijlagen
• documenten schrijven en bestanden delen
• inloggen op telefoon en tablet
• de koppelingen met software die jullie elke dag gebruiken

Verzamel hun ervaringen op één plek en los problemen op voordat de rest volgt. Deze groep is daarna je beste vraagbaak op de werkvloer.

Stap 5: stap over, afdeling voor afdeling

Zet niet iedereen tegelijk over. Per afdeling of locatie loop je dezelfde volgorde af:

1. Laatste mailsynchronisatie.
2. MX-records omzetten zodra mail op je eigen domein beschikbaar is (binnenkort). Tot dan sla je deze stap over.
3. Mailapps op computers en telefoons instellen.
4. Accounts in Noveu activeren.
5. Microsoft-licenties opzeggen na de overgangsperiode.

Vertel mensen vooraf wat er verandert en wanneer. Een korte handleiding en een bekend gezicht op de eerste dag doen meer dan een lange mail.

Stap 6: nazorg

De overstap is niet klaar als alle mailboxen over zijn. In de weken erna:

• houd je de prestaties en beschikbaarheid in de gaten
• verwerk je vragen en ervaringen van gebruikers
• zet je de Microsoft-omgeving pas uit als je hebt gecontroleerd dat alles over is
• bewaar je een export van de Microsoft-gegevens als archief

Een overstap als deze is een serieus project, maar geen raketwetenschap. Met een goede inventaris en een testgroep verloopt hij voorspelbaar. Wat je na de overstap wel en niet hebt, zie je in de vergelijking met Microsoft 365.