Migratie Draaiboek

Overzicht

Dit draaiboek begeleidt organisaties bij een veilige migratie naar het Noveu platform. De aanpak is gebaseerd op bewezen methodologie met minimale verstoring van dagelijkse werkzaamheden.

Migratieprincipes

1. Zero downtime - Gebruikers blijven werken tijdens migratie
2. Rollback ready - Elke stap is terugdraaibaar
3. Data integrity - Volledige verificatie van gemigreerde data
4. User-centric - Minimale training vereist

Tijdlijn Overzicht

┌──────┐     ┌──────┐      ┌────────┐      ┌────────┐     ┌──────┐
│Intake│ ──► │Pilot │ ──►  │Migratie│ ──►  │Go-Live │ ──► │Nazorg│
└──────┘     └──────┘      └────────┘      └────────┘     └──────┘

Doorlooptijd per fase wordt per traject bepaald, afhankelijk van organisatiegrootte en scope.

Fase 1: Intake en Inventarisatie

Doelen

• Volledig beeld van huidige omgeving
• Identificatie van risico's en afhankelijkheden
• Migratieplan en planning

Activiteiten

Activiteit	Verantwoordelijke	Output
Kickoff meeting	Project lead	Project charter
Technische inventarisatie	Noveu engineer	Asset register
Gebruikersinventarisatie	Klant IT	User matrix
Applicatie mapping	Beide	Integration map
Risico assessment	Beide	Risk register

Inventarisatie Checklist

Accounts en Identiteit

• Aantal actieve gebruikers
• Groepen en distributielijsten
• Service accounts
• Externe gasten/partners
• SSO/AD configuratie

E-mail

• Aantal mailboxen
• Gemiddelde mailbox grootte
• Gedeelde mailboxen
• Publieke folders
• Mail flow regels
• Forwarding en delegaties

Bestanden

• Totale data volume
• Gevoelige data classificatie

Applicaties

• Integraties met mail/calendar
• Custom add-ins
• Mobiele apparaten
• Third-party koppelingen

Deliverables Fase 1

• ✅ Migration Assessment Report
• ✅ Data volume schatting
• ✅ Risicoregister
• ✅ Gedetailleerde planning
• ✅ Go/No-Go besluit

Fase 2: Pilot Migratie

Doelen

• Validatie van migratieproces
• Identificatie van onvoorziene problemen
• Gebruikerservaring testen

Pilot Selectie Criteria

Criterium	Reden
10-25 gebruikers	Voldoende voor representatieve test
IT-savvy gebruikers	Kunnen issues goed rapporteren
Niet-kritieke functies	Beperkte business impact
Diverse use cases	Test verschillende scenario's

Pilot Activiteiten

Stap A: Setup

1. Provisioning pilot accounts op Noveu
2. Configuratie van mail routing (coexistence)
3. SSO koppeling voor pilot groep
4. Client deployment (handmatige IMAP/SMTP-configuratie in Outlook)

Stap B: Migratie en Validatie

1. Mailbox migratie via batch
2. Bestandsmigratie (indien op dat moment beschikbaar; anders handmatige overzet)
3. Gebruikersvalidatie
4. Issue tracking en resolving

Pilot Success Criteria

• Alle pilot mailboxen volledig gemigreerd
• E-mail verzenden/ontvangen werkt foutloos
• Outlook client functioneert normaal voor mail
• Mobiele mail werkt
• Agendasynchronisatie: status conform wat op dat moment beschikbaar is
• Bestandstoegang werkt in de web-app
• Geen kritieke issues open

Deliverables Fase 2

• ✅ Pilot completion report
• ✅ Issue log met resoluties
• ✅ Gebruikersfeedback
• ✅ Procesverfijningen
• ✅ Go/No-Go voor massa migratie

Fase 3: Massa Migratie

Migratiegolven

Migratie gebeurt in golven van 50-200 gebruikers:

Golf	Gebruikers	Focus
1	50-100	IT en early adopters
2	100-200	Kantoor afdelingen
3	100-200	Operationele teams
4	Restant	VIP en complexe cases

Migratiemethodes

E-mail Migratie

Methode	Use Case	Status
IMAP	Elke postbus die IMAP spreekt	Beschikbaar
Microsoft Graph	Microsoft 365	In ontwikkeling

Bestandsmigratie

Bestandsmigratie is in ontwikkeling. Neem contact op als dit voor uw traject bepalend is, dan bespreken we wat er op dat moment beschikbaar is.

Coexistence Periode

Tijdens migratie draaien beide omgevingen parallel:

• Mail forwarding tussen systemen
• Gefaseerde DNS cutover

Rollback Plan

Bij kritieke issues:

1. Stop huidige golf
2. Revert DNS naar oude systeem
3. Re-enable oude mailboxen
4. Analyseer en fix issues
5. Herplan migratie

Fase 4: Go-Live en Cutover

Cutover Checklist

T-7 dagen

• Alle gebruikers gemigreerd
• DNS TTL verlaagd naar 5 min
• Communicatie naar organisatie

T-1 dag

• Finale sync alle mailboxen
• Backup oude omgeving
• War room ingericht
• Support team gebrieft

T-0 (Cutover)

• MX records bijgewerkt
• SPF/DKIM/DMARC geconfigureerd
• Autodiscover bijgewerkt
• Monitoring geactiveerd

T+1 dag

• Mail flow verificatie
• Steekproef gebruikers
• Issue triage

Communicatieplan

Wanneer	Wat	Kanaal
T-14	Aankondiging migratie	E-mail, intranet
T-7	Instructies en FAQ	E-mail
T-1	Herinnering	E-mail, Teams
T-0	Go-live bevestiging	Alle kanalen
T+1	Status update	E-mail

Fase 5: Nazorg en Optimalisatie

Nazorgperiode (4 weken)

• Dedicated support queue
• Dagelijkse issue review
• Weekly progress calls
• Quick fixes en fine-tuning

Decommissioning Oude Omgeving

1. Read-only mode oude systeem
2. Data archivering
3. Licentie beëindiging
4. Cleanup en afsluiting

Knowledge Transfer

• Beheerderstraining Noveu platform
• Documentatie overdracht
• Escalatieprocedures
• SLA en support contracten

Kosten Indicatie

Component	Prijs per eenheid	Notitie
Mailbox migratie	€50 - €75 per mailbox	Afhankelijk van grootte
SSO/Identiteit setup	Project basis	Eenmalig
Pilot ondersteuning	Inbegrepen	-
Project management	Inbegrepen	Tot 500 users

Contactpersonen

Noveu Team

• Project Lead: Aanspreekpunt voor planning
• Technical Lead: Technische vraagstukken
• Support Desk: Operationele issues

Klant Team (te benoemen)

• Executive Sponsor
• Project Manager
• Technical Lead
• Change Manager

---

Laatste update: Januari 2026
Versie: 2.0