Migratie Draaiboek

Overzicht

Dit draaiboek begeleidt organisaties bij een veilige migratie naar het Noveu platform. De aanpak is gebaseerd op bewezen methodologie met minimale verstoring van dagelijkse werkzaamheden.

Migratieprincipes

1. Zero downtime - Gebruikers blijven werken tijdens migratie
2. Rollback ready - Elke stap is terugdraaibaar
3. Data integrity - Volledige verificatie van gemigreerde data
4. User-centric - Minimale training vereist

Tijdlijn Overzicht

Week 1-2      Week 3-4       Week 5-8        Week 9-10      Week 11+
   │             │              │               │              │
   ▼             ▼              ▼               ▼              ▼
┌──────┐     ┌──────┐      ┌────────┐      ┌────────┐     ┌──────┐
│Intake│ ──► │Pilot │ ──►  │Migratie│ ──►  │Go-Live │ ──► │Nazorg│
└──────┘     └──────┘      └────────┘      └────────┘     └──────┘

Fase 1: Intake en Inventarisatie (Week 1-2)

Doelen

• Volledig beeld van huidige omgeving
• Identificatie van risico's en afhankelijkheden
• Migratieplan en planning

Activiteiten

Activiteit	Verantwoordelijke	Output
Kickoff meeting	Project lead	Project charter
Technische inventarisatie	Noveu engineer	Asset register
Gebruikersinventarisatie	Klant IT	User matrix
Applicatie mapping	Beide	Integration map
Risico assessment	Beide	Risk register

Inventarisatie Checklist

Accounts en Identiteit

• Aantal actieve gebruikers
• Groepen en distributielijsten
• Service accounts
• Externe gasten/partners
• SSO/AD configuratie

E-mail

• Aantal mailboxen
• Gemiddelde mailbox grootte
• Gedeelde mailboxen
• Publieke folders
• Mail flow regels
• Forwarding en delegaties

Bestanden

• SharePoint sites/document libraries
• OneDrive gebruikers
• Totale data volume
• Gevoelige data classificatie

Applicaties

• Integraties met mail/calendar
• Custom add-ins
• Mobiele apparaten
• Third-party koppelingen

Deliverables Fase 1

• ✅ Migration Assessment Report
• ✅ Data volume schatting
• ✅ Risicoregister
• ✅ Gedetailleerde planning
• ✅ Go/No-Go besluit

Fase 2: Pilot Migratie (Week 3-4)

Doelen

• Validatie van migratieproces
• Identificatie van onvoorziene problemen
• Gebruikerservaring testen

Pilot Selectie Criteria

Criterium	Reden
10-25 gebruikers	Voldoende voor representatieve test
IT-savvy gebruikers	Kunnen issues goed rapporteren
Niet-kritieke functies	Beperkte business impact
Diverse use cases	Test verschillende scenario's

Pilot Activiteiten

Week 3: Setup

1. Provisioning pilot accounts op Noveu
2. Configuratie van mail routing (coexistence)
3. SSO koppeling voor pilot groep
4. Client deployment (Outlook connector)

Week 4: Migratie en Validatie

1. Mailbox migratie via batch
2. Bestandsmigratie
3. Gebruikersvalidatie
4. Issue tracking en resolving

Pilot Success Criteria

• Alle pilot mailboxen volledig gemigreerd
• E-mail verzenden/ontvangen werkt foutloos
• Outlook client functioneert normaal
• Mobiele mail werkt
• Gedeelde agenda's synchroniseren
• Bestandstoegang werkt
• Geen kritieke issues open

Deliverables Fase 2

• ✅ Pilot completion report
• ✅ Issue log met resoluties
• ✅ Gebruikersfeedback
• ✅ Procesverfijningen
• ✅ Go/No-Go voor massa migratie

Fase 3: Massa Migratie (Week 5-8)

Migratiegolven

Migratie gebeurt in golven van 50-200 gebruikers:

Golf	Week	Gebruikers	Focus
1	5	50-100	IT en early adopters
2	6	100-200	Kantoor afdelingen
3	7	100-200	Operationele teams
4	8	Restant	VIP en complexe cases

Migratiemethodes

E-mail Migratie

Methode	Use Case	Snelheid
EWS API	Exchange Online/On-prem	5-10 GB/dag
IMAP	Legacy systemen	2-5 GB/dag
PST import	Archief migratie	10+ GB/dag

Bestandsmigratie

Bron	Methode	Tooling
SharePoint Online	API migratie	Noveu sync
OneDrive	Direct sync	Noveu client
File server	Bulk upload	Robocopy + API

Coexistence Periode

Tijdens migratie draaien beide omgevingen parallel:

• Mail forwarding tussen systemen
• Unified GAL (Global Address List)
• Gedeelde agenda free/busy
• Gefaseerde DNS cutover

Rollback Plan

Bij kritieke issues:

1. Stop huidige golf
2. Revert DNS naar oude systeem
3. Re-enable oude mailboxen
4. Analyseer en fix issues
5. Herplan migratie

Fase 4: Go-Live en Cutover (Week 9-10)

Cutover Checklist

T-7 dagen

• Alle gebruikers gemigreerd
• DNS TTL verlaagd naar 5 min
• Communicatie naar organisatie

T-1 dag

• Finale sync alle mailboxen
• Backup oude omgeving
• War room ingericht
• Support team gebrieft

T-0 (Cutover)

• MX records bijgewerkt
• SPF/DKIM/DMARC geconfigureerd
• Autodiscover bijgewerkt
• Monitoring geactiveerd

T+1 dag

• Mail flow verificatie
• Steekproef gebruikers
• Issue triage

Communicatieplan

Wanneer	Wat	Kanaal
T-14	Aankondiging migratie	E-mail, intranet
T-7	Instructies en FAQ	E-mail
T-1	Herinnering	E-mail, Teams
T-0	Go-live bevestiging	Alle kanalen
T+1	Status update	E-mail

Fase 5: Nazorg en Optimalisatie (Week 11+)

Nazorgperiode (4 weken)

• Dedicated support queue
• Dagelijkse issue review
• Weekly progress calls
• Quick fixes en fine-tuning

Decommissioning Oude Omgeving

1. Week 12-14: Read-only mode oude systeem
2. Week 14-16: Data archivering
3. Week 16-20: Licentie beëindiging
4. Week 20+: Cleanup en afsluiting

Knowledge Transfer

• Beheerderstraining Noveu platform
• Documentatie overdracht
• Escalatieprocedures
• SLA en support contracten

Kosten Indicatie

Component	Prijs per eenheid	Notitie
Mailbox migratie	€50 - €75 per mailbox	Afhankelijk van grootte
SharePoint migratie	Dagdeel basis	Per site
SSO/Identiteit setup	Project basis	Eenmalig
Pilot ondersteuning	Inbegrepen	-
Project management	Inbegrepen	Tot 500 users

Contactpersonen

Noveu Team

• Project Lead: Aanspreekpunt voor planning
• Technical Lead: Technische vraagstukken
• Support Desk: Operationele issues

Klant Team (te benoemen)

• Executive Sponsor
• Project Manager
• Technical Lead
• Change Manager

---

Laatste update: Januari 2026
Versie: 2.0