Migratie Draaiboek

Overzicht

Dit draaiboek begeleidt organisaties bij een veilige migratie naar het Noveu platform. De aanpak is gebaseerd op bewezen methodologie met minimale verstoring van dagelijkse werkzaamheden.

Migratieprincipes

1. Minimale onderbreking: gebruikers werken door tijdens de migratie; alleen de overstap zelf vraagt een korte onderbreking
2. Rollback ready: Elke stap is terugdraaibaar
3. Data integrity: Volledige verificatie van gemigreerde data
4. User-centric: Minimale training vereist

Tijdlijn Overzicht

┌──────┐     ┌──────┐      ┌────────┐      ┌────────┐     ┌──────┐
│Intake│ ──► │Pilot │ ──►  │Migratie│ ──►  │Go-Live │ ──► │Nazorg│
└──────┘     └──────┘      └────────┘      └────────┘     └──────┘

Doorlooptijd per fase wordt per traject bepaald, afhankelijk van organisatiegrootte en scope.

Fase 1: Intake en Inventarisatie

Doelen

• Volledig beeld van huidige omgeving
• Identificatie van risico's en afhankelijkheden
• Migratieplan en planning

Activiteiten

Activiteit	Verantwoordelijke	Output
Kickoff meeting	Project lead	Project charter
Technische inventarisatie	Noveu engineer	Asset register
Gebruikersinventarisatie	Klant IT	User matrix
Applicatie mapping	Beide	Integration map
Risico assessment	Beide	Risk register

Inventarisatie Checklist

Accounts en Identiteit

• Aantal actieve gebruikers
• Groepen en distributielijsten
• Service accounts
• Externe gasten/partners
• Huidige inrichting van inloggen en directory (bijvoorbeeld Active Directory)

E-mail

• Aantal mailboxen
• Gemiddelde mailbox grootte
• Gedeelde mailboxen
• Publieke folders
• Mail flow regels
• Forwarding en delegaties

Bestanden

• Totale data volume
• Gevoelige data classificatie

Applicaties

• Integraties met mail/calendar
• Custom add-ins
• Mobiele apparaten
• Third-party koppelingen

Deliverables Fase 1

• ✅ Migration Assessment Report
• ✅ Data volume schatting
• ✅ Risicoregister
• ✅ Gedetailleerde planning
• ✅ Go/No-Go besluit

Fase 2: Pilot Migratie

Doelen

• Validatie van migratieproces
• Identificatie van onvoorziene problemen
• Gebruikerservaring testen

Pilot Selectie Criteria

Criterium	Reden
10-25 gebruikers	Voldoende voor representatieve test
IT-savvy gebruikers	Kunnen issues goed rapporteren
Niet-kritieke functies	Beperkte business impact
Diverse use cases	Test verschillende scenario's

Pilot Activiteiten

Stap A: Setup

1. Provisioning pilot accounts op Noveu
2. De pilotgroep mailt op een adres van Noveu. Mail op je eigen domein bij Noveu kan nog niet, daar werken we aan; tot dan blijven je domein en je MX-records bij je huidige aanbieder
3. Accounts aanmaken met één Noveu-login voor de pilotgroep, met MFA
4. Client deployment (handmatige IMAP/SMTP-configuratie in Outlook)

Stap B: Migratie en Validatie

1. Mailbox migratie via batch
2. Bestandsmigratie (indien op dat moment beschikbaar; anders handmatige overzet)
3. Gebruikersvalidatie
4. Issue tracking en resolving

Pilot Success Criteria

• Alle pilot mailboxen volledig gemigreerd
• E-mail verzenden/ontvangen werkt foutloos
• Outlook client functioneert normaal voor mail
• Mobiele mail werkt
• Agendasynchronisatie: status conform wat op dat moment beschikbaar is
• Bestandstoegang werkt in de web-app
• Geen kritieke issues open

Deliverables Fase 2

• ✅ Pilot completion report
• ✅ Issue log met resoluties
• ✅ Gebruikersfeedback
• ✅ Procesverfijningen
• ✅ Go/No-Go voor massa migratie

Fase 3: Massa Migratie

Migratiegolven

Migratie gebeurt in golven van 50-200 gebruikers:

Golf	Gebruikers	Focus
1	50-100	IT en early adopters
2	100-200	Kantoor afdelingen
3	100-200	Operationele teams
4	Restant	VIP en complexe cases

Migratiemethodes

E-mail Migratie

Methode	Use Case	Status
IMAP	Elke postbus die IMAP spreekt	Beschikbaar
Microsoft Graph	Microsoft 365	In ontwikkeling

Bestandsmigratie

Bestandsmigratie is in ontwikkeling. Neem contact op als dit voor uw traject bepalend is, dan bespreken we wat er op dat moment beschikbaar is.

Coexistence Periode

Tijdens migratie draaien beide omgevingen parallel:

• Mail op een adres van Noveu, met IMAP, SMTP en webmail, naast je huidige omgeving
• Je eigen domein blijft bij je huidige aanbieder: mail op je eigen domein bij Noveu kan nog niet, daar werken we aan, en pas dan volgt een gefaseerde DNS-omzetting

Rollback Plan

Bij kritieke issues:

1. Stop huidige golf
2. Terug naar de oude postvakken; je MX-records zijn nog niet omgezet zolang mail op je eigen domein nog niet beschikbaar is (daar werken we aan)
3. Re-enable oude mailboxen
4. Analyseer en fix issues
5. Herplan migratie

Fase 4: Go-Live en Cutover

Cutover Checklist

Mail op je eigen domein bij Noveu is nog niet beschikbaar (daar werken we aan). Tot dan werk je op een adres van Noveu, met IMAP, SMTP en webmail. De stappen voor DNS, MX, DKIM en Autodiscover hieronder gelden nog niet: ze horen bij mail op je eigen domein en volgen pas na de live nameting.

T-7 dagen

• Alle gebruikers gemigreerd
• DNS TTL verlaagd naar 5 min (nog niet: pas zodra mail op je eigen domein beschikbaar is; daar werken we aan)
• Communicatie naar organisatie

T-1 dag

• Finale sync alle mailboxen
• Backup oude omgeving
• War room ingericht
• Support team gebrieft

T-0 (Cutover)

• MX-records omgezet (nog niet: mail op je eigen domein, daar werken we aan)
• SPF/DKIM/DMARC voor je eigen domein (nog niet: daar werken we aan)
• Autodiscover bijgewerkt (nog niet: volgt met mail op je eigen domein, daar werken we aan)
• Monitoring geactiveerd

T+1 dag

• Mail flow verificatie
• Steekproef gebruikers
• Issue triage

Communicatieplan

Wanneer	Wat	Kanaal
T-14	Aankondiging migratie	E-mail, intranet
T-7	Instructies en FAQ	E-mail
T-1	Herinnering	E-mail, Teams
T-0	Go-live bevestiging	Alle kanalen
T+1	Status update	E-mail

Fase 5: Nazorg en Optimalisatie

Nazorgperiode (4 weken)

• Support per e-mail op werkdagen, volgens de SLA
• Quick fixes en fine-tuning

Decommissioning Oude Omgeving

1. Read-only mode oude systeem
2. Data archivering
3. Licentie beëindiging
4. Cleanup en afsluiting

Knowledge Transfer

• Beheerderstraining Noveu platform
• Documentatie overdracht
• Escalatieprocedures
• SLA en support contracten

Kosten Indicatie

Component	Prijs per eenheid	Notitie
Mailbox migratie	Op offerte	Afhankelijk van grootte
Pilot ondersteuning	Inbegrepen
Project management	Inbegrepen	Tot 500 users

Contactpersonen

Noveu Team

• Project Lead: Aanspreekpunt voor planning
• Technical Lead: Technische vraagstukken
• Support Desk: Operationele issues

Klant Team (te benoemen)

• Executive Sponsor
• Project Manager
• Technical Lead
• Change Manager

---

Versie: 2.0