Van Google Workspace naar een Europese werkplek: wat verhuist en hoe

Je bedrijf telt vijf tot twintig mensen en alles draait op Gmail en Google Drive. Een klant, je accountant of een collega vraagt of er een Europees Google Workspace-alternatief is. Je wilt vooral weten wat er allemaal mee moet en wat je onderweg kwijtraakt.

Dit stuk beschrijft de overstap vanuit Google Workspace: wat je eruit kunt halen, in welke bestandsindeling en waar je op moet letten. Alles over Google komt uit de helppagina's van Google zelf, met de datum waarop wij ze lazen. Waar het over Noveu gaat, staat erbij wat vandaag werkt en wat nog niet.

Een overstap bestaat uit vier verhuizingen

Een Europees alternatief voor Google Workspace vervangt vier onderdelen: mail, bestanden en documenten, agenda en contacten. Elk onderdeel heeft een eigen route en een eigen valkuil. Plan ze los van elkaar, want ze hoeven niet op dezelfde dag over. Welke eisen je aan een nieuwe aanbieder stelt, lees je in hoe je een soevereine werkplek kiest.

Mail: je kopieert de mailbox via IMAP

Een Europees alternatief voor Gmail haalt je mail binnen via IMAP. In de beheerdershulp van Google staat dat je beheerder daarvoor POP of IMAP moet inschakelen in de Google-beheerconsole, voor iedereen of voor bepaalde groepen of afdelingen, en dat zo'n wijziging tot 24 uur kan duren. De beheerder bepaalt ook of elke mailclient mag inloggen of alleen de OAuth-clients die hij opgeeft (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026). Voor Gmail-gebruikers met een persoonlijk Google-account schrijft Google dat IMAP altijd aanstaat (Gmail-hulp, geraadpleegd 5 oktober 2026).

Er zit een tweede voorwaarde aan. Sinds 1 mei 2025 ondersteunen Google Workspace-accounts geen apps of apparaten meer die inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord, en Google schrijft dat die apps OAuth moeten gebruiken (zelfde bron). Het gewone wachtwoord is voor zulke apps dus geblokkeerd. Google raadt aan alleen mailclients met OAuth te gebruiken. De beheerder kan de toegang beperken tot de OAuth-clients die hij met hun client-ID opgeeft. Gebruikers kunnen dan alleen synchroniseren met die clients, en een client die met domain-wide delegation via een serviceaccount werkt, wordt in die stand niet ondersteund. Een mailclient zonder OAuth werkt alleen als de beheerder elke mailclient toestaat, en gebruikers moeten POP of IMAP dan ook zelf instellen in Gmail. In de beperkte stand helpt een app-wachtwoord dus niet (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026). Staat de beheerder elke mailclient toe, dan beschrijft Google voor gebruikers met tweestapsverificatie die een mailclient zonder OAuth nodig hebben, als terugval een app-wachtwoord (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026). Vraag dus aan de aanbieder die je mail overzet of die route OAuth ondersteunt, wat zijn OAuth-client-ID is en of hij met domain-wide delegation werkt. Zo niet, vraag dan of hij met een app-wachtwoord kan werken en of je beheerder elke mailclient wil toestaan, voordat je een datum afspreekt. Dit is een samenvatting en niet uitputtend: de handleiding van Google is leidend.

Bestanden, agenda en contacten gaan via standaardbestanden

Wat je per onderdeel uit Google kunt halen:

• Bestanden: je downloadt ze uit Drive, ook meerdere tegelijk. In Documenten, Spreadsheets en Presentaties kies je onder Bestand en Downloaden de indeling, bijvoorbeeld pdf, Microsoft Word (.docx) of PowerPoint (.pptx) (Google Drive-hulp, geraadpleegd 5 oktober 2026)
• Agenda: een export als .ics-bestand, voor alle agenda's tegelijk in een zip, alleen vanaf een computer. Je hebt het recht nodig om wijzigingen aan te brengen en het delen te beheren, en de beheerder kan de export beperken (Google Agenda-hulp, geraadpleegd 5 oktober 2026)
• Contacten: een export als csv- of vCard-bestand. Gebruik je Google Contacten via je werk, dan kun je niet alle contacten in de telefoongids selecteren (Google Contacten-hulp, geraadpleegd 5 oktober 2026)

Een bestand dat iemand anders met je deelt, kun je soms niet downloaden. De eigenaar kan downloaden uitzetten voor mensen die het bestand alleen mogen bekijken of erop mogen reageren (Google Drive-hulp, zelfde bron als hierboven).

Je kunt ook de gegevens van je domein in één keer exporteren

Een kopie van de gegevens van je domein maakt de hoofdbeheerder met de gegevensexport van Google Workspace. Die bevat de gegevens die ook in Google Takeout staan en daarnaast gegevens die alleen beheerders kunnen exporteren: verwijderde gegevens die Vault bewaart en gegevens die van de organisatie zijn, zoals Gmail-berichten in de beheerdersquarantaine, gegevens in gedeelde drives en de gegevens van groepen zonder eigenaar. Google noemt onder meer deze voorwaarden en beperkingen, en de actuele handleiding is leidend. Het hoofdbeheerdersaccount dat de export start moet minstens 30 dagen oud zijn, tenzij je organisatie zelf minder dan 30 dagen geleden is aangemaakt, en tweestapsverificatie hebben. Om de export op te halen moet Google Cloud aanstaan voor het beheerdersaccount. Gegevens van accounts die minder dan 24 uur voor de start van de export zijn aangemaakt, zitten niet in de export. Een export is niet eerder klaar dan na 48 uur, duurt meestal 72 uur en kan tot 14 dagen duren (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026).

Google verwijdert de geëxporteerde gegevens in een door Google geleverde opslagbucket automatisch 60 dagen na de start van de export. Omdat de gegevens in delen worden geëxporteerd, kunnen sommige delen eerder verdwijnen: trek het aantal dagen dat de export duurde af van 60 (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026). Met de add-on Assured Controls of Assured Controls Plus kun je een eigen Cloud Storage-bucket kiezen en de gegevens zelf langer bewaren, waarvoor kosten van Google Cloud Storage kunnen gelden (Google Workspace-beheerdershulp, bijgewerkt 1 oktober 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026).

Google Takeout levert dezelfde soort gegevens voor één account, waaronder e-mail, documenten en agenda. Het downloaden verwijdert niets bij Google (Google-accounthulp, geraadpleegd 5 oktober 2026). Een beheerder die medewerkers hun eigen gegevens wil laten downloaden, staat daarvoor Google Takeout toe (Google Workspace-beheerdershulp, geraadpleegd 6 oktober 2026). Zie de export dus als reservekopie, ook als je de mail via IMAP overzet.

Wat verhuist niet vanzelf?

Een export is een kopie van je bestanden, niet van hoe je werkt. Dit loop je zelf na:

• links in mails, offertes en wiki's die naar bestanden in Drive verwijzen
• bestanden van anderen die met je gedeeld zijn en die je niet kunt downloaden
• gedeelde agenda's, vergaderlinks en herhalende afspraken: deelnemers uitnodigen en herhaling instellen kan in Noveu Agenda nog niet (Noveu Werkplek), dus die afspraken zet je voorlopig anders op
• apps en diensten waarmee je inlogt met je Google-account
• je domein: waar je MX-records en andere DNS-instellingen staan en wie erbij kan

Maak van elk punt één regel in je inventaris, met een eigenaar en een datum.

Wat je morgen kunt doen

1. Maak een inventaris: aantal accounts, grootte van de mailboxen, gedeelde bestanden en de lijst hierboven.
2. Vraag je Google-beheerder te controleren of POP en IMAP in de beheerconsole aanstaan voor een testaccount en of elke mailclient mag inloggen of alleen de OAuth-clients die hij opgeeft. Vraag de nieuwe aanbieder of de overzetting inlogt via OAuth, wat zijn OAuth-client-ID is en of hij met domain-wide delegation werkt. Kan de aanbieder geen OAuth, dan werkt de overzetting alleen als de beheerder elke mailclient toestaat, en pas dan komt een app-wachtwoord in beeld. Googles handleiding voor POP en IMAP is leidend.
3. Start de gegevensexport van je domein. Hij loopt dagen, dus begin vroeg, en download hem op tijd: 60 dagen na de start, bij een grote export eerder. Controleer vooraf de voorwaarden in Googles handleiding voor de gegevensexport, zoals de leeftijd van het beheerdersaccount, tweestapsverificatie en Google Cloud voor dat account.
4. Laat één collega een tijd in de nieuwe omgeving werken met Google als terugvaloptie: mail, bestanden en agenda.
5. Zeg Google pas op als je hebt gecontroleerd dat alles over is, en bewaar de export als reservekopie. Accounts die minder dan 24 uur voor de start zijn aangemaakt, zitten er niet in: start de export dan later of herhaal hem.

Waar Noveu past

Noveu Werkplek heeft mail, Bestanden, Documenten, Agenda en Contacten, met gegevens en back-ups in een Hetzner-datacenter in Falkenstein (Duitsland). Mail werkt via IMAP en SMTP, documenten importeer je als .docx en contacten lees je in uit vCard of CSV. De overzetting van mailboxen die we beschrijven, gaat vanaf Microsoft 365. Voor Google Workspace begint een overstap daarom met een gesprek.

Wat vandaag nog niet kan:

• mail op je eigen domein (nog niet, daar werken we aan), dus je eigen mailadres verhuist nog niet mee
• een automatische overzetting van bestanden en van je agenda
• deelnemers uitnodigen en herhalende afspraken instellen in de Agenda

Per onderdeel zie je de status op de pagina van Noveu Werkplek. Hoe je mail in je mailapp instelt, staat in de helpgids voor mail.